Cómo ayudé a la Unión Musical Sonsecana a organizar el control de asistencia en los ensayos de la Banda de Música

Introducción

La Unión Musical Sonsecana es una asociación ubicada en Sonseca (Toledo) cuyo objetivo es promover la cultura musical y ofrecer actuaciones con su banda de música a lo largo de todo el año. La banda de música cuenta con 100 miembros de los cuales nos reunimos entre 60 - 80 músicos en cada actuación.

Desafío

Antes de la implementación de la solución de Power Apps, la Unión Musical Sonsecana enfrentaba varios desafíos en la gestión de la asistencia y el pago a los músicos:

• Control de asistencia manual: Dos miembros de la Junta Directiva pasaban lista en ensayos y conciertos utilizando hojas de Excel impresas, lo que consumía mucho tiempo y era propenso a errores.

• Emisión de cheques manual: Dos veces al año, se emitían cheques que había que combinaba un excel relleno a mano con los datos de las asistencias y un proceso que combinaba correspondencia con la plantilla de word del cheque.

Solución

Para abordar estos desafíos, se implementó una solución de Power Apps que consta de dos componentes principales:

1. App de lienzo para el control de asistencia: Esta aplicación permite a dos miembros de la Junta Directiva pasar lista en ensayos y conciertos. La aplicación valida que la lista se ha pasado correctamente cuando ambos miembros han marcado las mismas personas. Algunas capturas de esta aplicación:

2. Model-driven app para el backend: Esta aplicación se integra con SharePoint y utiliza Power Automate para generar cheques mediante una plantilla de Word. Este proceso automatizado asegura que los cheques se emitan de manera precisa y eficiente:

Gracias a toda esta información, podemos generar documentos que podemos imprimir en pagarés autorizados por el banco:

Resultados

La implementación de la solución de Power Apps ha generado varios beneficios significativos para la Unión Musical Sonsecana:

La digitalización del proceso ha reducido el tiempo total dedicado a estas tareas de 52,3 horas anuales a solo 21,16 horas, lo que representa una eficiencia del 59,53%

Conclusión

La Unión Musical Sonsecana ha demostrado cómo la adopción de tecnologías modernas como Power Apps y Power Automate puede transformar procesos tradicionales, mejorando la eficiencia y la precisión. Este caso de éxito es un testimonio del poder de la digitalización para organizaciones de cualquier tamaño y sector.