Campeonato de catas de España

El contexto

Desde su primera edición en 2019, el Campeonato de España de Catas se ha consolidado como una cita imprescindible para los amantes del vino. A lo largo de las distintas ediciones Daniel -una de las personas responsables de organizarlo- ha buscado mejorar el formato y darle más profesionalidad.

El evento ha ganado fama cada año hasta tal punto que la gente “se da codazos” por participar. Eso, claro, ha puesto sobre la mesa nuevos retos logísticos. En el año 2025 acogió a más de 40 equipos cuyas inscripciones se agotaron en apenas 3 minutos desde la apertura de las mismas.

Hasta entonces, Daniel gestionaba las inscripciones con Google Forms y confirmaba uno a uno los equipos desde Google Sheets (o, como lo llamamos muchos, “el Excel de Google”). Un sistema funcional, pero manual y con mucho margen de error.

Por lo tanto el objetivo de este proyecto es claro:  

• Gestionar la inscripción de los equipos de manera eficiente

• Respetar el orden de llegada 

• Mejorar la experiencia de los participantes desde el minuto 0

• Minimizar la carga administrativa y de comunicación con los participantes

La solución 

El sistema debía: 

• Limitar automáticamente el acceso a N grupos y derivar al resto a una lista de espera.

• Ofrecer una experiencia fluida incluso con una entrada masiva de usuarios al mismo tiempo.

• Confirmar la inscripción o la entrada en lista de espera en tiempo real.

• Permitir al equipo organizador revisar los registros de forma clara, rápida y sin necesidad de conocimientos técnicos. 

Todo esto sin infraestructura externa ni servidores dedicados.

Diseñé una Power App con origen de datos en Dataverse que cumplía con los requisitos técnicos que excel no puede: rendimiento, escalabilidad y control de concurrencia. 

Combiné esta aplicación con varios flujos de Power Automate en el que delegábamos la gestión de las inscripciones: 

• Registro limitado a N personas. Después de esto el formulario quedaba inaccesible.

• Lista de espera gestionada automáticamente

• Mensajes instantáneos de confirmación según el orden de llegada

• Panel de administración visual para que los organizadores pudieran consultar en tiempo real las personas inscritas

Además, se cuidó la experiencia visual y la claridad de los mensajes, pensando en un público general no acostumbrado a formularios complejos.

Valor estimado aportado 

Teniendo en cuenta que antes se gestionaba manualmente, se perdían oportunidades por retrasos o errores humanos. Esta solución logró al menos: 

• Evitar una o dos jornadas de gestión por cada edición del evento.

• Reducir a cero el riesgo de errores, duplicidades o reclamaciones.

• Mejorar la experiencia del participante que fue clara y rápida desde el primer clic. 

Organizadores y participantes contentos. ¿Qué más se puede pedir? Porque al final, más allá de la tecnología, lo que cuenta es cómo se vive la experiencia. Estas son algunas palabras que me dejaron los organizadores:  

"Excelente trabajo y servicio prestado por Enrique. A pesar de que contar con el tiempo justo desarrolló la solución que mejor se ajustaba a nuestras necesidades de forma rápida, eficaz y didáctica. Gran profesional que recomendamos encarecidamente."

Daniel Monsonís - Cofundador Eclecticvins & organizador del Campeonato España de Catas

"Nuestra experiencia ha sido muy buena, ya que has sabido entender nuestras necesidades e, incluso, ver las que podrían surgir. Además, los plazos que nos diste de han cumplido y eso es un gran punto a favor ya que a nosotros nos ha dado tranquilidad."

Lara Cesco - Gerente de Arrabal 18